Gastech Energi

Fra analog til elektronisk

18.000 indgående fakturaer om året modtaget på papir og PDF. Det kan lyde voldsomt, men ikke desto mindre var tallene virkelighed for Gastech –  indtil de begyndte at benytte Sproom. Idag modtager Gastech 90 % af deres fakturaer elektronisk, og det er noget de i høj grad sætter pris på:

”Vi modtager ca. 1.500 fakturaer om måneden, og det ville være en dyr og tidskrævende opgave at scanne dem alle sammen. Derudover ville scanning kræve validering for at sikre datakvaliteten. Da vi derfor fik muligheden for at modtage vores fakturaer elektronisk og direkte ind i vores invoice workflow system, var det ikke svært at tage beslutningen.”, udtaler Ditte Helweg, der er Controller i Gastech.

At overgå fra analog til elektronisk fakturamodtagelse har da også resulteret i højnet datakvalitet. 

”Data leveres præcis i de formater, vi ønsker; så med Sproom behøver vi ikke at bekymre os om kvaliteten af de data vi får ind.” Siger Ditte Helweg.

 

Hurtigt i gang

Alt nyt kan virke uoverskueligt. I Sproom hjælper vi derfor vores kunder godt i gang med at sende og modtage elektroniske fakturaer. I Gastech modtager de nu alle fakturaer direkte i deres invoice workflow system.

Sproom var meget professionelle allerede ved den første kontakt og det var nemt at komme i gang. Vi installerede Sproom Connectoren, og modtager nu alle fakturaer direkte i vores invoice workflow system. Connectoren tog 5 minutter at installere og derfra klarede Sproom resten.” 
Siger Ditte Helweg.

 

AKTIVERING AF LEVERANDØRER UDEN BRUG AF RESSOURCER 

Med Sproom skal man hverken bekymre sig om teknologi eller kommunikation. Når vi laver leverandøraktivering for vores kunder, er det med et klart mål om at opnå så høj en aktiveringsgrad som muligt, samtidig med at kommunikationen mellem leverandør og kunde bliver mere flydende. Derfor kan Gastech i højere grad koncentrere sig om virksomhedens fremtid:

”I løbet af to uger kontaktede Sproom 250 af vores leverandører på vores vegne og introducerede vores nye system.” Fortæller en tilfreds Ditte Helweg og fortsætter: ”Sprooms medarbejdere var der for os og tog hånd om vores leverandører og gjorde dem i stand til at sende elektronisk – nu er både vi og vores leverandører klar til fremtiden.”

Resultatet tegner positivt  for Gastechs fremtid. Af de leverandører, der ikke allerede sendte elektroniske fakturaer aktiverede Sproom 87% på to uger, en andel både vi og Gastech er stærkt tilfredse med.

 

ENKLE PROCESSER OG BEDRE SAMARBEJDE

Ved at undgå scanninger af alle indgående fakturaer via enkel integration til Sproom er Gastechs interne processer blevet smidigere alt imens de sparer tid på registrering og validering af data. Til det uddyber Ditte Helweg:

”Desuden kan vores godkendelsesprocesser starte tidligere. Det bety­der, at vi nu har fået mere tid til at lave kontrolopfølgning på andre opgaver, såsom at følge op på vores debitorer. Og så er vi blevet meget bedre til at få betalt til tiden. Samlet set synes vi, at vi er endt med at få et meget bedre samarbejde med alle vores leverandører.”

Den tid Gatech før brugte på at scanne diverse fakturaer, kan nu bruges på andre vigtige opgaver, såsom at rykke debitorer, starte godkendelsesprocedurer tidligere og fokusere på den virksomhed de brænder for.

gastech

Gastech-Energi A/S
Grundlagt: 1992
Branche: Service

www.gastech.dk