Vilkår og betingelser

Vilkår og betingelser

Generelle Samhandelsbetingelser for Netbrugeres brug af Sprooms Samhandelsplatform


1. ADGANG TIL SAMHANDELSPLATFORMEN

1.1 Sproom Solutions A/S (herefter "Sproom") giver Kunden en ikke-eksklusiv brugsret til Samhandelsplatformen på de vilkår, som er angivet i disse "Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere". Brugsretten omfatter Kundens virksomhed, som udøves under det registrerede CVR-nummer på den angivne Kontaktadresse. Hvis Kunden ændrer Kontaktadresse, skal denne straks opdateres via Hjemmesiden.


1.2 Brugsretten træder i kraft når Kunden er oprettet som Bruger på Hjemmesiden, og når Kunden har accepteret de Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere. Brugsretten er til enhver tid betinget af, at Kunden opfylder sine forpligtelser.


1.3 Kundens adgang til Samhandelsplatformen kræver login med e-mail og adgangskode. Adgangskoden modtages pr. mail ved oprettelse som Bruger, hvorefter den kan ændres på Hjemmesiden. Det er til enhver tid Kundens ansvar, at uvedkommende ikke opnår adgang til Kundens adgangskode og Sproom-konto. Alle transaktioner foretaget med gyldigt login er Kundens ansvar.


1.4 Kundens brug af Samhandelsplatformen er betinget af fortsat Abonnement på relevante Services samt betaling af relevante Løbende Ydelser i henhold til den til enhver tid gældende prisliste.


1.5 Kunden må anvende Sprooms Samhandelsplatform til at Sende og/eller Modtage fakturaer og andre forretningsdokumenter. Retten til at anvende Samhandelsplatformen gælder Kunden og Kundens Koncerntilknyttede Selskaber samt Associerede Selskaber, såfremt disse har etableret deres egen brugsret.


1.6 Kunden må lade tredjeparter anvende Samhandelsplatformen på vegne af Kunden, såfremt denne anvendelse sker i overensstemmelse med de Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere, og Kunden indestår og hæfter for tredjepartens brug overfor Sproom.


1.7 Bortset fra brugen beskrevet ovenfor og bortset fra rettigheden beskrevet i Paragrafferne 1.5 og 1.6 må Kunden ikke overdrage, sublicensere, udlåne eller på anden måde stille Samhandelsplatformen til rådighed for tredjeparter.


1.8 Ud over gældende regler i databeskyttelseslovgivningen for operatører som databehandlere, jf. punkt 1.9, påhviler ansvaret for, at gældende lovgivning overholdes i forbindelse med dataudveksling via Samhandelsplatformen alene Kunden. Kunden har ansvaret for indholdet og rigtigheden af de udstedte elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter, og at de overholder den til enhver tid gældende lovgivning. Sproom kontrollerer ikke indholdet af de modtagne elektroniske dokumenter, men udelukkende at de er valide i forhold til understøttede standarder og formater.


1.9 Kunden accepterer ved accept af de Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere, at en elektronisk faktura anses for et dokument med samme retsvirkning som en almindelig fysisk faktura. Kundens afsendelse af elektroniske fakturaer, som indeholder personoplysninger vil være omfattet af den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning, herunder Europa-Parlamentet og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016, persondataforordningen samt lov om behandling af personoplysninger og pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesloven (lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger). Kunden er dataansvarlig for alle personoplysninger, som Kunden modtager, behandler og videreformidler via Sprooms Samhandelsplatform og i forbindelse med udstedelse af elektroniske fakturaer. Sproom er udelukkende databehandler for så vidt angår personoplysninger, som Kunden behandler i Samhandelsplatformen. Kunden er ansvarlig for, at Kundens og modtagers behandling og videreformidling af elektroniske fakturaer til enhver tid overholder gældende databeskyttelseslovgivning. Sproom kan således ikke gøres ansvarlig herfor, og Kunden skal friholde Sproom for eventuelt erstatnings- og bødeansvar. Kunden har endvidere tiltrådt Sprooms almindelige vilkår for databehandling, "Databehandleraftalen".


    1.10 Kunden sikrer selv, at regnskabsmateriale og kopier heraf opbevares i henhold til gældende lovgivning.



    2. FULDMAGT

      2.1 Kunden giver ved accept af de Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere Sproom tilladelse til at agere som operatør på Kundens vegne, og at dokumenter kan afleveres med frigørende virkning via de kanaler, der af Sproom er valgt til at gennemføre datatransporten. Sproom er ikke ansvarlig for fejl i modtagerens system og kan ikke garantere en tidsfrist for modtagelsen af dokumentet hos modtageren.


      2.2 Kunden accepterer samtidig de Generelle Betingelser for Anvendelse af NemHandel, der fremgår af http://aftaler.nemhandel.gov.dk/AftalerOIOSI/BrugervilkaarNemHandel.htm


      2.3 Sproom registrerer Kundens Kontaktadresse, CVR-nummer, GLN-nummer samt hvilke dokumenttyper og Standardformater, som Kunden kan sende og modtage, i et elektronisk opslagsbibliotek. Kunden giver samtykke til, at det elektroniske opslagsbibliotek gøres tilgængeligt for andre afsendere, modtagere og operatører. Som oprettet bruger i Sproom accepterer Kunden samtidig at modtage dokumenter fra andre virksomheder.




        3. INTEGRATION AF SPROOMS SAMHANDELSPLATFORM

        3.1 Brug af Sprooms Integrationsværktøjer sker på Kundens eget ansvar, ligesom det er Kundens ansvar at sikre den korrekte konfiguration og opsætning af sine øvrige systemer, så data sendes korrekt til og modtages korrekt fra Samhandelsplatformen, herunder korrekt valideret i Standardformatet valgt på Hjemmesiden. Kunden fritager Sproom fra ethvert ansvar i forbindelse med anvendelsen af Integrationsværktøjerne bortset fra korrektion af fejl og mangler i henhold til Paragraf 6.


        3.2 Kundens brug og integration af Tredjeparts Software i forbindelse med brugen af Sprooms Services og Samhandelsplatformen sker på Kundens eget ansvar og licensering og installation af Tredjeparts Software står for Kundens regning og risiko.



        4. KOMMUNIKATION OG PRESSE

        4.1 Såfremt Sproom ønsker at anvende Kunden som reference, for eksempel ved udarbejdelse af en referencecase, en artikel eller lignende, skal dette godkendes af Kunden fra gang til gang.



        5. E-mails

        5.1 Sproom vil løbende kommunikere til Kunden via e-mail omkring brugen af Samhandelsplatformen – herunder driftsmæssig information, opdatering af produkter og software, tilfredshedsmåling via spørgeskema. Har Kunden eller en repræsentant fra Kunden samtykket til at modtage markedsføringse-mails fra Sproom samt relevante tilbud fra tredjepartsleverandører, kan samtykket tilbagekaldes ved at klikke på "afmeld" i den fremsendt e-mail.



        6. FEJLRETTELSE

        6.1. Sproom retter løbende rette fejl i Samhandelsplatformens- eller integrationsværktøjernes funktionalitet. Fejlrettelser vil blive løbende frigivet af Sproom.


        6.2 Hvis kunden bliver opmærksom på en fejl i Samhandelsplatformens eller integrationsværktøjernes funktionalitet, er kunden forpligtiget til straks at informere Sproom Support via e-mail på support@sproom.net.


        6.3 Efter en fejl er rapporteret til Sproom, vil Sproom afgøre fejlens vigtighed og håndtere den i overensstemmelse hermed.


        6.4 Ved opgraderinger der forventes at påvirke oppetiden anført i Paragraf 10.1, vil Sproom varsle en mulig nedetid på Hjemmesiden minimum 24 timer, inden opgraderingen igangsættes.


        6.5 Det er en forudsætning for fejlretning, at Kunden anvender den nyeste version af integrationsværktøjer og anden software frigivet af Sproom. Kunden skal give Kunden en tilstrækkelig beskrivelse af fejlen, og Kunden skal holde sine øvrige applikationer, der skal integrere med Sproom, opdateret til en supporteret version. Alle omkostninger i forbindelse hermed skal bæres alene af kunden.



        7. EKSKLUDEREDE SERVICES

        7. 1 Sprooms vedligeholdelse og support omfatter ikke:

        • software, hardware og andre komponenter, der ikke er leveret eller stillet til rådighed af Sproom
        • fejl og problemer, der skyldes eller påvirkes af software, hardware og andre komponenter, der ikke er leveret eller stillet til rådighed af Sproom
        • fejl og problemer, der skyldes at Kunden eller Brugeren ikke følger instruktioner og anbefalinger givet af Sproom
        • fejl og problemer opstået eller påvirket af tredjeparter, der ikke agerer på vegne af Sproom 
        • software udviklet eller modificeret specifikt for Kunden



        8. PRISER OG BETALING

        8.1 Kunden kan til enhver tid tilkøbe Abonnement på Services på Hjemmesiden. Løbende Ydelser for Services tilkøbt via Hjemmesiden fremgår af Hjemmesiden.


        8.2 Løbende Ydelser for Abonnementer bliver faktureret månedsvis forud, indtil de opsiges i henhold til Paragraf 12.1. Ved tilmelding til Services gælder 30 dages binding af Abonnementet. Løbende Ydelser baseret på Kundens faktiske forbrug eller forbrug, der overstiger grænsen for et Abonnement, trækkes fra Kundens Konto og vil blive faktureret månedsvis bagud. Abonnementer, grænser og Løbende Ydelser for faktisk forbrug fremgår af Hjemmesiden.


        8.3 Kunden skal betale for Sprooms ydelser i overensstemmelse med de til enhver tid gældende priser, der fremgår af Hjemmesiden.


        8.4 Sproom forbeholder sig retten til at regulere sine priser for platformen og andre services. Kunden vil blive givet et varsel i henhold til opsigelsesvarslet (jf. Paragraf 12.1), inden de regulerede priser træder i kraft.


        8.5 For at sikre at alle Kundens fakturaer altid bliver sendt og modtaget, opgraderer Sproom automatisk Kundens Abonnement, hvis Kunden en måned overskrider den aktuelle grænse for antal dokumenter inkluderet i det valgte Abonnement. Såfremt Kundens behov ændrer sig, kan Kunden til enhver tid skifte til et andet Abonnement.


        8.6 Abonnementer og Løbende Ydelser trækkes automatisk fra Kundens Konto den første dag i måneden. Kunden er forpligtiget til at holde en positiv saldo på Kundens Konto. Kunden har tre betalingsmuligheder: Automatisk betaling, manuel optankning med betalingskort og bankoverførsel.


        8.7 Ved tilmelding til automatisk betaling tillader Kunden Sproom at debitere kundens betalingskort for de af Kunden tilvalgte eller forbrugte Services. Ved tilmelding til automatisk betaling giver Kunden Sprooms betalingsoperatør tilladelse til at gemme samtlige nødvendige betalingskort oplysninger til brug for automatisk debitering af kundens betalingskort. Sproom gemmer kun oplysninger om de sidste 4 cifre af kortnummeret. Ved betalingskortets udløbsdato, spærring eller ophør bortfalder aftalen om automatisk betaling. Såfremt Kunden fortsat ønsker at være tilmeldt automatisk betaling, må kunden foretage en ny tilmelding med brug af et nyt betalingskort. Ønsker Kunden at skifte betalingskort, skal Kunden framelde sig automatisk betaling og foretage en ny tilmelding med brug af det nye betalingskort. Ved tilmelding og framelding til automatisk betaling, vil brugeren få tilsendt en kvittering via e-mail. Tilmelding og framelding sker på Hjemmesiden.


        8.8 Ved Manuel Optankning skal Kunden foretage en indbetaling på sin Sproom-konto, så denne til stadighed har en positiv saldo. Indbetalingen sker via Hjemmesiden. Kunden skal betale forud med betalingskort eller med en bankoverførsel. Der kan optankes med et vilkårligt beløb, dog minimum 100 kr. ekskl. moms. Betaler Kunden via bankoverførsel pålægges et administrationsgebyr i henhold til prisen, som fremgår af Hjemmesiden. For hver optankning sendes en e-mail til Kunden, der bekræfter det optankede beløb. Desuden vil Kunden modtage en månedlig faktura, der viser Kundes reelle månedsforbrug. Såfremt Kunden er privatperson, kan indestående på kundens Sproom-konto maksimalt være kr. 3000.


        8.9 Hvis saldoen på Kundens Konto nærmer sig 0 kr., vil Sproom sende en e-mail til Kunden herom. Hvis Kundens Konto overtrækkes vil der blive pålignet 1,5% i rente per påbegyndt måned, indtil beløbet er modtaget af Sproom. Udebleven betaling gør det ikke ud for en opsigelse af Abonnement. Kunden hæfter for betaling af Løbende Ydelser og renter indtil opsigelse i henhold til Paragraf 12.1.


        8.10 Indestående på Kundens Sproom-konto kan udbetales ved skriftlig henvendelse. Der vil blive fratrukket et gebyr til dækning af administrationsomkostninger. Gebyret fremgår af Hjemmesiden. Såfremt Kunden er privatperson, vil der dog ikke trækkes gebyr. Tilbagebetalingen vil ske til det kontonummer, som er angivet på Brugerens profil.


        8.11 Tilbagebetalingen vil ske til det kontonummer, som er angivet på Brugerens profil.


        8.12 Alle priser er eksklusive Moms og andre afgifter, der skal betales af Kunden.



        9. IMMATERIELLE RETTIGHEDER

        9.1 Alle Sprooms Immaterielle Rettigheder forbliver Sprooms ejendom helt og fuldstændigt.


        9.2 Kunden må ikke under nogen omstændigheder dekompilere eller manipulere Samhandelsplatformen. Hvis Kunden har behov for information om Sprooms funktionalitet, skal der rettes henvendelse til Sproom Support.


        9.3 Hvis en tredjepart hævder, at Sproom krænker tredjepartens rettigheder, skal Kunden straks informere Sproom skriftligt, og Sproom vil overtage forsvaret af sagen. Sproom skal for sin egen regning have fuld kontrol over sagen, og Kunden må ikke anerkende skyld eller indgå forlig eller kompromis på Sprooms vegne uden forudgående skriftlig accept af Sproom. Kunden skal give Sproom rimelig assistance i forbindelse med en sådan sag.


        9.4 Sproom skadesløsholder Kunden for alle krav og omkostninger vedrørende sagen, som Kunden måtte blive pålagt ved en endelige afgørelse af en kompetent domstol, eller som er resultatet af et af Sproom indgået forlig. Alternativt er Sproom berettiget til at tilbyde Kunden anden løsning, så krænkelsen undgås, eller at erhverve en gyldig brugsret fra tredjemanden.


        9.5 Hvis Sproom ikke kan levere en alternativ løsning og ikke kan erhverve en gyldig brugsret fra tredjemand, er Sproom berettiget til at opsige Aftalen gældende for de berørte dele af Sprooms Services. Kunden skal herefter ophøre med at bruge de berørte dele.


        9.6 Sproom skal ikke være ansvarlig for at skadesløsholde Kunden for omkostninger eller skader, der skyldes Kundens brug af software eller services, der ikke er leveret af Sproom eller en af Sprooms underleverandører, eller som skyldes en kombination af en Sproom Service og andre programmer, der ikke er leveret af Sproom.


        9.7 De foranstående rettigheder udgør Kundens udtømmende rettigheder i tilfælde af en påstand fra tredjemand om krænkelse af tredjemands immaterielle rettigheder.


        9.8 Hvis Kunden bliver opmærksom på en krænkelse eller potentiel krænkelse af Sprooms Immaterielle Rettigheder, skal Kunden straks underrette Sproom skriftligt.




        10. SPROOMS FORPLIGTELSER

        10.1 Med undtagelse af varslede opgraderinger, jævnfør Paragraf 6.4, vil Sproom sikre at Samhandelsplatformen er tilgængelig minimum 99,5% af året. Sproom er ikke ansvarlig for manglende tilgængelighed, der følger af svigtende datakommunikationsforsyning.


        10.2 For Kundens modtagne fakturaer og øvrige forretningsdokumenter vil Sproom sikre, at de leveres i korrekt og valideret Standardformat til Kunden. På Hjemmesiden kan Kunden vælge hvilket Standardformat, Kunden ønsker at modtage i.


        10.3 For Kundens afsendte fakturaer og øvrige forretningsdokumenter vil Sproom sikre, at de kan afsendes i det på Hjemmesiden valgte Standardformat, at de valideres og at de, såfremt de er korrekte, afleveres til modtageren i modtagerens valgte Standardformat.


        10.4 I tilfælde af at de afsendte fakturaer ikke kan afleveres til modtager, gives Kunden besked om, at korrigere informationerne, så fakturaerne kan afsendes.


        10.5 I det omfang Sproom skal assistere kunden med at opsætte Integrationsværktøjer for Kunden, vil Sproom efterleve Kundens rimelige sikkerhedsmæssige regler.


        10.6 Sprooms forpligtelser som databehandler i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning fremgår af Databehandleraftalen. For så vidt angår Sprooms behandling af personoplysninger til egne formål henvises til Privacy Statement. Kunden giver endvidere Sproom ret til at opbevare Kundens data efter ophør med henblik på at anvende disse i anonymiseret form til statistik og analyse af tjenesten.



        11. BEGRÆNSNING OG FRASKRIVNING AF ANSVAR

        11.1 Sproom fraskriver sig ethvert ansvar for fejl og mangler, som ikke hidrører fra Samhandelsplatformen, men som er relateret til eksterne faktorer, herunder programmer, som ikke er udarbejdet af Sproom. Endvidere fraskriver Sproom sig ethvert ansvar for Samhandelsplatformens påvirkning af Kundens hardware eller øvrige programmer samt ethvert ansvar for fejl, mangler eller uhensigtsmæssigheder i tredjemands standardprogrammel. Sproom er ej heller ansvarlig for kompatibilitet og Samhandelsplatformens funktionsdygtighed ved Kundens egen implementering op mod Samhandelsplatformen ved opdateringer samt ved Kundens installation af tredjemands-programmel, herunder spamfilter, nye versioner, ændret opsætning m.v.


        11.2 Sproom vil aldrig være ansvarlig for følgende tab eller skader uanset om disse var forudsigelige, kendte eller på anden måde være kommet til Sprooms eller Kundens kendskab:


        • tab af omsætning
        • tab af faktisk eller forventet avance
        • skader på, ødelæggelse af eller tab af data eller programmel uanset årsagen
        • følgeskader af ikke at have adgang til data eller programmel uanset årsagen
        • skader eller tab hos Kunden som følge af hacking, virus eller lignende angreb hos Sproom
        • tab af goodwill
        • tab af forventede besparelser
        • tab af brugen af likvide midler
        • forretningsafbrydelser
        • under henvisning til reguleringen i Paragrafferne 9.2 til 9.8 ethvert tab relateret til tredjeparts krav af enhver art, nogen form for indirekte tab, særligt tab eller følgetab eller øvrige tab, der måtte hidrøre fra Kundens anvendelse af Samhandelsplatformen
        • tab eller bøder som følge af Kundens manglende overholdelse af gældende databeskyttelsesregler, jf. punkt 1.9.

        11.3 Skulle Sproom til trods for ovenstående blive erkendt erstatningsansvarlig, er Sprooms ansvar altid begrænset til et beløb svarende til det vederlag, som Kunden har betalt for brug af servicen i den senest forudgående måned før erstatningskravets opståen, dog således at Sprooms samlede erstatningsansvar over for Kunden uanset ovenstående aldrig kan overstige DKK 1.000,00.


        11.4 Ovenstående ansvarsfraskrivelse finder også anvendelse i forhold til produktansvar, der i det hele fraskrives, med mindre præceptiv lovgivning er til hinder herfor.



        12. LØBETID OG OPHØR

        12.1 Aftalen træder i kraft på tidspunktet for Kundens registrering som Bruger af Samhandelsplatformen og kan af begge Parter opsiges eller ændres med et skriftligt varsel på en måned til udgangen af en måned. Kunden kan løbende til- og afmelde Abonnement på Samhandelsplatformens forskellige funktionaliteter. Tilmelding sker omgående og afmelding af Abonnement sker med virkning til udgangen af en måned, dog ophører Kundens adgang til funktionaliteten straks ved afmeldingen. Kundens tilmeldte Abonnementer fremgår af Hjemmesiden.


        12.2 Ændringer til de Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere vil blive kommunikeret til Kunden via Hjemmesiden eller via e-mail. Den gældende version af de Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere vil til stadighed være tilgængelig på Hjemmesiden. Ændrede Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere træder i kraft 4 uger efter, at ændringen er kommunikeret til Kunden.


        12.3 Ved opsigelse må der påregnes op til 4 ugers ekspeditionstid inden eventuelle forudbetalte beløb på kontoen tilbagebetales. Tilbagebetaling vil blive fratrukket et administrationsgebyr i henhold til priserne oplyst på Hjemmesiden.


        12.4 Hvis en af Parterne væsentligt misligholder Aftalen og undlader at afhjælpe misligholdelsen inden 30 dage fra det tidspunkt, den væsentlige misligholdelse er blevet skriftligt påtalt af den anden Part, har den ikke-misligholdende Part ret til skriftligt at ophæve Aftalen med omgående virkning.


        12.5 I tilfælde af ophævelse fra Sprooms side på grund af Kundens væsentlige misligholdelse, skal Kunden straks ophøre med at bruge Servicen.


        12.6 Sproom er berettiget til helt eller delvist at lukke varigt eller midlertidigt for Kundens adgang til at anvende af Hjemmesiden, herunder tilbageholde dokumenter til/fra Kunden i henhold til dansk rets almindelige regler. Såfremt det aftales, at adgangen til anvendelse af Hjemmesiden skal genåbnes, er Sproom berettiget til at opkræve et særskilt genåbningsgebyr herfor.


        12.7 Opsigelse af Aftalen fritager ikke Kunden fra sin betalingsforpligtigelse for Kundens rådighed til og brug af Sprooms Services, frem til Kunden faktisk ophører med at bruge Servicen.


        12.8 Ved Aftalens ophør, uanset årsag, opretholder Sproom Kundens intakte profil, arkivering, log osv. i 30 dage fra ophørstidspunktet. Såfremt at Kunden ikke genoptager Aftalen i form af ibrugtagen, betaling af eventuelt udestående eller på anden måde genaktiverer brugen af Servicen, har Sproom ret til at slette alt data, der under Aftalens forløb er behandlet af Kunden via Samhandelsplatformen, medmindre Kunden ønsker dataene tilbageleveret mod betaling for omkostninger, jf. nærmere Databehandleraftalen. Kunden kan efterfølgende ikke kræve, at data genetableres eller kræve erstatning for slettede data.



        13. ANSVARSFRIHED

        13.1 Ingen af Parterne kan gøres ansvarlige for fejl eller forsinkelse i udførelsen af deres forpligtigelser, hvis udførelsen hindres af begivenheder, der med rimelighed kan siges at være udenfor den enkelte Parts kontrol, herunder i tilfælde af krig, uroligheder, oprør, generalstrejke, arbejdsmarkedsuroligheder, brand, oversvømmelse, naturkatastrofer, monetære begrænsninger, handelsembargoer, transportforsinkelser, afbrud eller nedbrud i energiforsyningen, overholdelse af lovgivning, ordrer, regler og regulativer udstedt af en lovlig regeringsinstans eller lignende begivenhed.



        14. OVERDRAGELSE

        14.1 Sproom er berettiget til helt eller delvist efter eget valg at overdrage rettigheder og forpligtelser i henhold til de Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere til tredjemand.



        15. GÆLDENDE LOV OG VÆRNETING

        15.1 Disse Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere reguleres og fortolkes under dansk lov uden hensyntagen til FNs konventioner om Kontrakter for International Handel med Varer og principperne for lovkonflikter.


        15.2 Hvis Parterne ikke lykkes med at løse en konflikt i mindelighed, skal Københavns Byret skal være første instans med undtagelse af, hvis Retsplejeloven under henvisning til kompetence muliggør, at konflikten kan fremstilles for Sø- og Handelsretten som første instans.



        16. GYLDIGHED

        16.1 Ugyldighed af eller begrænsning i at håndhæve en Paragraf eller del af en Paragraf i de Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere skal ikke påvirke muligheden for at håndhæve andre klausuler eller paragraffer, der skal fortsætte med at være fuldt gyldige gennem hele Aftalens løbetid.



        DEFINITIONER

        I disse Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere er der defineret en række begreber og udtryk, som når skrevet med stort første bogstav skal have følgende betydning:


        "Abonnement" betyder den løbende ret til at udøve brugsret til Samhandelsplatformens forskellige funktionaliteter, værktøjer og services som udbudt af Sproom fra tid til anden. "Associerede Selskaber" betyder selskaber, der ikke er Koncerntilknyttede Selskaber i forhold til Kunden, men som efter aftale med Kunden har fået adgang til Samhandelsplatformen for at agere på vegne af Kunden.


        "Bruger" betyder den daglige bruger af Samhandelsplatformen på vegne af Kunden, dennes Koncerntilknyttede Selskaber eller Associerede Selskaber.


        "Databehandleraftalen" betyder den separate aftale om behandling af personoplysninger på vegne af Kunden, som er indgået mellem Kunden og Sproom.


        "Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere" betyder disse generelle betingelser for brug af Sprooms Samhandelsplatform, der er tilmeldt som Netbrugere.


        "Hjemmeside" betyder Sprooms valgte hjemmeside på internettet, hvorigennem Samhandelsplatformen stilles til rådighed for Brugeren. Hjemmesidens URL er: www.sproom.net. Visse funktionaliteter på Hjemmesiden kræver, at Kunden logger ind med sit tildelte brugernavn og adgangskode.


        "Integrationsværktøjer" betyder en række softwarekomponenter, som Sproom stiller til rådighed fra tid til anden, der muliggør elektronisk udveksling af de af Sproom understøttede dataformater mellem Samhandelsplatformen og Kundens systemer.


        "Immaterielle Rettigheder" betyder immaterielle rettigheder til servicen, webportalen og den underliggende teknologi, inklusive immaterielle rettigheder, design, patenter, varemærkerettigheder og andre rettigheder samt know-how til Samhandelsplatformen med tilhørende Services og Integrationsværktøjer, nye produkter og leverancer frigivet af Sproom fra tid til anden samt dokumentation.


        "Koncerntilknyttede Selskaber" betyder selskaber kontrolleret af Kunden enten


        I. gennem direkte eller indirekte ejerskab af mere end halvtreds procent (50%) af aktiekapitalen eller anden ejerkapital


        II. gennem en stemmeandel på over halvtreds procent (50%) af stemmerne; eller ved kontraktuelt at kunne vælge mere end halvdelen af selskabets bestyrelsesmedlemmer eller lignende beslutningsorgan.


        "Kontaktadresse" betyder Kundens til enhver tid gældende kontaktadresse, herunder hjemmeadresse, telefonnummer og e-mail, som løbende holdes opdateret via Hjemmesiden.


        "Kunden" betyder den juridiske enhed, der er defineret i de Individuelle Betingelser.


        "Kundens Konto" betyder den kundespecifikke konto, der oprettes på Samhandelsplatformen og hvorpå Kundens samlede forbrug og indbetalinger registreres. Løbende Ydelser betyder betalinger for Abonnementer tegnet via Hjemmesiden.


        "Modtage" betyder Kundens mulighed for at få tilsendt fakturaer og andre forretningsdokumenter fra offentlige og private leverandører gennem Samhandelsplatformen.


        "Netbrugere" betyder Brugere af Samhandelsplatformen der har tilmeldt sig via Hjemmesiden.

        "Part" betyder enten Kunden eller Sproom efter sammenhængen, hvori det optræder.


        "Parterne" betyder både Kunden og Sproom sammen.


        "Samhandelsplatform" betyder Sprooms løsning til afsendelse og modtagelse af elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter. Samhandelsplatformen inkluderer diverse Integrationsværktøjer og Services, som udbydes af Sproom fra tid til anden. Sende betyder Kundens mulighed for at afsende fakturaer og andre forretningsdokumenter til offentlige og private kunder gennem Samhandelsplatformen.


        "Services" betyder ydelser specificeret som services på Hjemmesiden.


        "Sproom" betyder Sproom Solutions A/S.


        "Sproom Support" betyder Sprooms help-desk, der behandler indrapporterede fejl og leverer support i henhold til Sprooms Support Programmer.


        "Standardformat" betyder nationale og internationale fakturaformater, der understøttes af Samhandelsplatformen, og i hvilke Kunden kan sende og modtage sine fakturaer og øvrige forretningsdokumenter. Understøttede standardformater øges løbende og fremgår til enhver tid af Hjemmesiden.


        "Support Programmer" betyder support af Samhandelsplatformen og andre produkter fra Sproom ydet enten per e-mail eller via telefon. Indhold og serviceniveauer af support programmerne fremgår af Hjemmesiden.


        "Tredjeparts Software" betyder software udviklet af tredjeparter, som Kunden har erhvervet til brug i deres forretning, i visse tilfælde integreret med Samhandelsplatformen ved brug af Integrationsværktøjerne.




        DATABEHANDLERAFTALE

        INTRODUKTION

        Ved brug af Samhandelsplatformen Sproom og ethvert modul eller funktion i forbindelse med programmet (i det hele benævnt "Programmet"), vil kunden (herefter benævnt "den Dataansvarlige") være ansvarlig for sin Behandling af Personoplysninger i Programmet. Sproom Solutions A/S (herefter benævnt "Databehandleren") vil udelukkende behandle personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige. For at sikre, at Parterne lever op til sine forpligtelser under nationale databeskyttelsesregler samt Europa-Parlamentet og Rådets forordning (EU) 2016/279 ("GDPR"), har Parterne indgået denne databehandleraftale ("Aftalen"), som udgør instruksen fra den Dataansvarlige til Databehandleren og dermed regulerer Databehandlerens Behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige.


        Begge Parter bekræfter, at de har fuldmagt til at underskrive Aftalen.


        Databehandleren behandler desuden udelukkende Personoplysninger i overensstemmelse med Sprooms Privacy Statement, som kan findes via dette link: https://sproom.net/privacy/privacy-policy.


        Det gælder for hele Aftalen og i forholdet mellem den Dataansvarlige og Databehandleren, at krav, der følger af GDPR, som er beskrevet i denne aftale og som ikke følger af nugældende lovgivning, først er gældende fra 25. maj 2018, hvor GDPR finder anvendelse fra.



        DEFINITIONER

        Definitionen af Personoplysninger, Særlige Kategorier af Data (Følsomme Oplysninger), Behandling, den Registrerede, Dataansvarlig og Databehandler er den samme som den relevante persondatalovgivning, herunder GDPR.


        Aftalen regulerer Databehandlerens Behandling af Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige, og beskriver, hvordan Databehandleren skal medvirke til at beskytte privatliv på vegne af den Dataansvarlige og dennes Registrerede gennem tekniske og organisatoriske foranstaltninger som er krævet under den gældende databeskyttelseslovgivning, herunder GDPR fra den 25. maj 2018.


        Formålet med Databehandlerens Behandling af Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige er at sikre, den Dataansvarliges brug af Programmet og opfyldelsen af denne Aftale.


        Aftalen har forrang for andre modstridende bestemmelser vedrørende Behandling af Personoplysninger for så vidt angår vilkår for brugen af Programmet eller i andre aftaler gældende Parterne imellem. Aftalen er gyldig, så længe den Dataansvarlige abonnerer på Programmet, og Databehandleren derfor skal behandle Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige. Aftalen har dog ikke forrang, såfremt Parterne har indgået en anden databehandleraftale, hvoraf fremgår, at den databehandleraftale har forrang frem for denne Aftale.




        DATABEHANDLERENS FORPLIGTELSER

        Databehandleren skal udelukkende behandle Personoplysninger på vegne af og som følge af den Dataansvarliges instruktioner. Ved at indgå denne Aftale, instruerer den Dataansvarlige Databehandleren i at behandle Personoplysninger på følgende måder: i) i overensstemmelse med gældende lovgivning, ii) for at opfylde sine forpligtelser i henhold til vilkår og betingelser for Programmet, iii) som yderligere specificeret ved den Dataansvarliges normale brug af Programmet, og iv) som beskrevet i denne Aftale.


        Som en del af at kunne levere Programmet er Databehandleren forpligtet til enhver tid at give den Dataansvarlige gode og konkurrencedygtige løsninger der følger med udviklingen. Databehandleren kan tilbyde bedre løsninger, som er tilpasset den enkelte Dataansvarliges behov, ved at registrere hvordan Dataansvarlig og dennes repræsentanter bruger Programmet. Dette gør Databehandler for at kunne lave en bedre version af Programmet, og generelt yde bedre tjenester og give mere relevant kommunikation til den Dataansvarlige og dennes repræsentanter. Målet er at Dataansvarlig skal løse så mange udfordringer som muligt på et sted. I den grad at personoplysninger fra Programmet indgår i dette arbejde, behandles disse i henhold til denne Aftale og gældende lovgivning, og kan deles med selskaber i Visma koncernen med henblik på dette arbejde.


        Databehandleren har ikke nogen grund til at tro, at gældende lovgivning forhindrer Databehandleren i at efterleve instruktionerne gengivet ovenfor. Databehandleren skal, hvis denne bliver opmærksom på det, give den Dataansvarlige besked om instruktioner eller andre Behandlingsaktiviteter udført af den Dataansvarlige, som efter Databehandlerens opfattelse strider imod den gældende databeskyttelseslovgivning. Kategorierne af Registrerede og Personoplysninger som behandles i henhold til denne Aftale er beskrevet i Bilag A.


        Under hensyntagen til den teknologi, der er tilgængelig, og omkostningerne ved implementeringen, samt omfanget, konteksten og formålet med Behandlingen, er Databehandleren forpligtet til at foretage alle rimelige foranstaltninger, herunder tekniske og organisatoriske, for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau i forhold til den risiko og kategorien af Personoplysninger, der skal beskyttes.


        Databehandleren skal bistå den Dataansvarlige med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som dette er muligt og under hensyntagen til Behandlingens art og kategorien af oplysninger, der er tilgængelige for Databehandleren, for at sikre overholdelse af den Dataansvarliges forpligtelser i henhold til gældende Databeskyttelseslovgivning, herunder for så vidt angår bistand i forhold til opfyldelse af anmodninger fra Registrerede samt generel overholdelse af bestemmelserne under GDPR artikel 32-36.


        Databehandleren skal underrette den Dataansvarlige uden unødig forsinkelse via kontaktperson oplyst i Databehandleraftalen, hvis Databehandleren bliver bekendt med sikkerhedsbrist.


        Endvidere skal Databehandleren så vidt muligt og lovligt underrette den Dataansvarlige, hvis;

          1. En anmodning om indsigt i Personoplysninger modtages direkte fra den Registrerede
          2. En anmodning om indsigt i Personoplysninger modtages direkte fra statslige myndigheder, herunder politiet.

        Databehandleren må ikke besvare sådanne anmodninger fra Registrerede, medmindre denne er autoriseret af den Dataansvarlige til at gøre det. Databehandleren vil endvidere ikke videregive information om denne Aftale til statslige myndigheder såsom politiet, herunder Personoplysninger, medmindre Databehandleren er forpligtet til det i medfør af lovgivningen, såsom ved en retskendelse eller lignende.


        Hvis den Dataansvarlige kræver information eller assistance omkring sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller information om, hvordan Databehandleren behandler Personoplysninger generelt, og en sådan anmodning indeholder information, som går ud over, hvad der er nødvendigt ifølge gældende Databeskyttelseslovgivning, må Databehandleren kræve betaling for sådanne yderligere services.


        Databehandleren og dennes ansatte skal sikre fortrolighed i forhold til Personoplysninger, som behandles i henhold til Aftalen. Denne bestemmelse skal ligeledes gælde efter ophør af Aftalen.




        DEN DATAANSVARLIGES FORPLIGTELSER

        Den Dataansvarlige bekræfter ved indgåelse af denne aftale, at:

          • Den Dataansvarlige skal ved brug af Programmet stillet til rådighed af Databehandleren, udelukkende behandle Personoplysninger i overensstemmelse med kravene i den gældende Databeskyttelseslovgivning.
          • Den Dataansvarlige har et lovligt grundlag for at behandle og videregive Personoplysninger til Databehandleren (herunder til underdatabehandlere som Databehandleren anvender).
          • Den Dataansvarlige har ansvaret for nøjagtigheden, integriteten, indholdet af pålideligheden og lovligheden af de Personoplysninger som behandles af Databehandleren.
          • Den Dataansvarlige har opfyldt alle obligatoriske krav og pligter i forhold til anmeldelse hos eller opnåelse af tilladelse fra de relevante offentlige myndigheder for så vidt angår Behandlingen af Personoplysninger.
          • Den Dataansvarlige har opfyldt sin oplysningsforpligtelser over for de Registrerede vedrørende behandlingen af Personoplysninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.
          • Den Dataansvarlige er enig i, at Databehandleren har givet de relevante garantier for så vidt angår implementeringen af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre de Registreredes rettigheder og deres Personoplysninger.
          • Den Dataansvarlige skal ved brug af Programmet ikke behandle Følsomme oplysninger, medmindre dette er specificeret i Bilag A til denne Aftale.
          • Den Dataansvarlige skal have en opdateret liste over de kategorier af Personoplysninger, som denne behandler, dette gælder særligt i det omfang sådan Behandling afviger fra de kategorier af Oplysninger, som fremgår af Bilag A.



        BRUG AF UNDERDATABEHANDLERE OG VIDEREGIVELSE AF DATA

        Som en del af driften af Programmet anvender Databehandleren underleverandører ("Underdatabehandlere"). Sådanne Underdatabehandlere kan være andre selskaber inden for Visma-koncernen, som Sproom er en del af, eller tredjepartsleverandører i og uden for EU/EØS. Databehandlerens underleverandører er oplistet i den til enhver tid opdaterede liste over underdatabehandlere, som kan ses her: https://sproom.net/privacy/subcontractors. Databehandleren skal sikre sig, at dennes Underdatabehandlere skal overholde tilsvarende forpligtelser og krav, som er beskrevet i Aftalen. Al brug af Underdatabehandlere er endvidere underlagt Visma-koncernens Privacy Statement.


        Denne Aftale udgør den Dataansvarliges forudgående generelle og specifikke skriftlige godkendelse af Databehandlerens brug af Underdatabehandlere.


        Hvis en Underdatabehandler er etableret uden for eller Personoplysninger opbevares uden for EU/EØS giver den Dataansvarlige Databehandleren autorisation til at sikre et tilstrækkeligt grundlag for overførsel af Personoplysninger til tredjeland på vegne af den Dataansvarlige, herunder ved anvendelse af EU Kommissionens Standardkontrakter eller i overensstemmelse med Privacy Shield.


        Den Dataansvarlige skal orienteres, inden Databehandlere udskifter sine Underdatabehandlere. Den Dataansvarlige har dog kun ret til at protestere imod en ny Underdatabehandler, som behandler Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige, hvis denne ikke behandler data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I en sådan situation skal Databehandleren demonstrere overensstemmelse ved at give den Dataansvarlige adgang til Databehandlerens databeskyttelsesvurdering af Underdatabehandleren. Hvis der stadig er uenighed om anvendelsen af Underdatabehandleren kan den Dataansvarlige opsige sit abonnement på Programmet, herunder med et kortere varsel end normalt for at sikre, at den Dataansvarliges Personoplysninger ikke behandles af den pågældende Underdatabehandler.



        SIKKERHED

        Databehandleren er forpligtet til at sikre et højt sikkerhedsniveau i sine produkter og services, hvilket sikres ved relevante organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger, som er påkrævede i henhold til information om sikkerhedsforanstaltninger som beskrevet i GDPR artikel 32.


        Endvidere har Visma-koncernens interne databeskyttelses politikker til formål at sikre fortrolighed, integritet, modstandsdygtigheden og adgangen til Personoplysninger. De følgende foranstaltninger er særligt væsentlige:

          • Klassificering af Personoplysninger for at sikre implementering af sikkerhedsforanstaltninger relevante i forhold til risikovurderinger.
          • Vurdering af kryptering og pseudonymisering som risikoreducerende faktorer
          • Begrænse adgangen til Personoplysninger til de relevante personer, der skal til for at overholde krav og forpligtelser i Aftalen eller i henhold til Parternes aftale om anvendelse af Programmet.
          • Drift og implementering af systemer der kan opdage, genoprette, imødegå og rapportere hændelser i forhold til Personoplysninger.
          • Kortlægge sikkerhedsstrukturen samt hvordan Personoplysninger overføres imellem Parterne.
          • Foretage vurdering af eget sikkerhedsniveau for at sikre, at nuværende tekniske og organisatoriske foranstaltninger er tilstrækkelige til beskyttelse af Personoplysninger, herunder i henhold til GDPR artikel 32 om behandlingssikkerhed samt artikel 25 om privacy by design og default.



        ADGANG TIL REVISION

        Den Dataansvarlige er berettiget til at igangsætte en revision af Databehandlerens forpligtelser i henhold til Aftalen én gang årligt. Hvis den Dataansvarlige er forpligtet hertil efter gældende lovgivning, kan der foretages revision oftere en én gang årligt. Den Dataansvarlige skal i forbindelse med anmodning om en revision medsende en detaljeret revisionsplan med en beskrivelse af omfang, varighed og startdato minimum fire uger forud for den foreslåede startdato. Det skal besluttes i fællesskab mellem Parterne, hvis en tredjepart skal foretage revisionen. Imidlertid kan den Dataansvarlige lade Databehandleren bestemme, at revisionen af sikkerhedsårsager skal foretages af en neutral tredjepart efter Databehandlerens valg, såfremt der er tale om et behandlingsmiljø hvor flere dataansvarliges data er anvendt.


        Hvis det foreslåede omfang for revisionen følger en ISAE, ISO eller lignende certificeringsrapport udført af en kvalificeret tredjepartsrevisor inden for de forudgående tolv måneder, og Databehandleren bekræfter, at der ikke har været nogen materielle ændringer i de foranstaltninger, som har været under revision, skal den Dataansvarlige acceptere denne revision i stedet for at anmode om en ny revision af de foranstaltninger, som allerede er dækket.


        Under alle omstændigheder skal revision finde sted i normal kontortid på den relevante facilitet i overensstemmelse med Databehandlerens politikker og må ikke på urimelig vis forstyrre Databehandlerens sædvanlige kommercielle aktiviteter


        Den Dataansvarlige er ansvarlig for alle omkostninger i forbindelse med anmodningen om revision. Databehandlerens assistance i forbindelse hermed, som overskrider den almindelige service som Databehandleren og/eller Visma-koncernen skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes særskilt.



        VARIGHED OG OPHØR

        Aftalen er gældende, så længe Databehandleren behandler Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige i forbindelse med den Dataansvarliges brug af Programmet.


        Denne Aftale vil automatisk ophøre ved udgangen af den Dataansvarliges opsigelsesperiode i forhold til abonnement på Programmet. Ved ophør af abonnementet vil Databehandleren slette eller returnere alle Personoplysninger i det relevante format, som Databehandleren har behandlet på vegne af den Dataansvarlige under Aftalen. Såfremt den Dataansvarlige ønsker bistand til returnering af data, fastsættes omkostninger forbundet hermed i fællesskab af Parterne og skal baseres på i) timetakster for Databehandlerens anvendte tid, ii) kompleksiteten af den anmodede proces og iii) det valgte format.


        Databehandleren er berettiget til at beholde Personoplysninger efter ophør af Aftalen i det omfang, det er nødvendigt i henhold til gældende lov, hvilket i så fald vil ske i overensstemmelse med de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som er beskrevet i Aftalen.



        ÆNDRINGER

        Ændringer til Aftalen skal vedlægges i et særskilt bilag til Aftalen.


        Hvis nogen af bestemmelserne i Aftalen er ugyldige, får dette ikke indvirkning på de resterende bestemmelser. Parterne skal erstatte ugyldige bestemmelser med en lovlig bestemmelse, som afspejler formålet med den ugyldige bestemmelse.




        ANSVAR

        Ansvar for handlinger i strid med bestemmelserne i denne Aftale reguleres af ansvars- og erstatningsbestemmelser i vilkår og betingelser for Sproom. Dette gælder ligeledes for enhver overtrædelse, som foretages af Databehandlerens Underdatabehandlere.



        LOVVALG OG VÆRNETING

        Aftalen er underlagt dansk ret og enhver tvist skal forelægges en dansk domstol.

        ****

        Bilag A – Kategorier af Personoplysninger og Registrerede


        1. Kategorier af Registrerede og Personoplysninger som behandles i henhold til Aftalen

        a) Kategorier af Registrerede

        i. Den Dataansvarliges slutbrugere

        ii. Den Dataansvarliges medarbejdere

        iii. Den Dataansvarliges kontaktpersoner

        iv. Den Dataansvarliges kunder og kunders slutbrugere

        v. Den Dataansvarliges kunders medarbejdere

        vi. Den Dataansvarliges kunders kontaktpersoner

        vii. Evt.

        b) Kategorier af Personoplysninger

        i. Navn

        ii. Titel

        iii. Telefonnummer

        iv. E-mail

        v. Adresse

        vi. CPR nummer via EAN-fakturering (behandles som fortrolig oplysning)

        vii. Evt.

        2. Kategorier af Følsomme Personoplysninger som behandles i henhold til Aftalen  

        Databehandleren skal på vegne af den Dataansvarlige behandle én eller flere af nedenstående informationer om:

        - Politisk, filosofisk eller religiøs overbevisning 

        Fagforeningsmæssige tilhørsforhold

        Race eller etnisk oprindelse

        Helbredsoplysninger

        Oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering

        Genetiske eller biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person

        JA ___  NEJ ___