Vilkår og betingelser

Gældende fra 1. marts 2018

   

Generelle Samhandelsbetingelser for Aftalekunders brug af Sprooms Samhandelsplatform

Gældende fra 1. marts 2018


1. ADGANG TIL SAMHANDELSPLATFORMEN.
1. Sproom giver Kunden en ikke-eksklusiv brugsret til Samhandelsplatformen på de vilkår, som er angivet i disse Generelle Samhandelsbetingelser For Aftalekunder og under henvisning til Aftalen. Brugsretten omfatter Kundens virksomhed, som udøves under det registrerede CVR-nummer på den angivne Kontaktadresse. Hvis Kunden ændrer Kontaktadresse, skal denne straks opdateres via Hjemmesiden.
2. Brugsretten træder i kraft ved underskrift af Aftalen. Brugsretten er til enhver tid betinget af, at Kunden opfylder sine forpligtelser.
3. Kundens adgang til Samhandelsplatformen kræver login med e-mail og adgangskode. Adgangskoden modtages pr. mail ved oprettelse som Bruger, hvorefter den kan ændres på Hjemmesiden. Det er til enhver tid Kundens ansvar, at uvedkommende ikke opnår adgang til Kundens adgangskode og Sproom-konto. Alle transaktioner foretaget med gyldigt login er Kundens ansvar.
4. Kundens brug af Samhandelsplatformen er betinget af fortsat Abonnement på relevante Services samt betaling af relevante Løbende Ydelser i henhold til den til enhver tid gældende prisliste.
5. Kunden må anvende Sprooms Samhandelsplatform til at Sende og/eller Modtage fakturaer og andre forretningsdokumenter. Retten til at anvende Samhandelsplatformen gælder Kunden og Kundens Koncerntilknyttede Selskaber samt Associerede Selskaber, såfremt disse har etableret deres egen brugsret.
6. Kunden må lade tredjeparter anvende Samhandelsplatformen på vegne af Kunden, såfremt denne anvendelse sker i overensstemmelse med de Generelle Samhandelsbetingelser For Aftalekunder og Aftalen, og Kunden indestår og hæfter for tredjepartens brug overfor Sproom.
7. Ud over gældende regler for operatører påhviler ansvaret for, at lovgivningen overholdes i forbindelse med dataudveksling via Samhandelsplatformen alene Kunden. Kunden har ansvaret for indholdet og rigtigheden af de udstedte elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter, og at de overholder den til enhver tid gældende lovgivning. Sproom kontrollerer ikke indholdet af de modtagne
elektroniske dokumenter, men udelukkende at de er valide i forhold til understøttede standarder og formater.
8. Kunden accepterer ved accept af de Generelle Samhandelsbetingelser For Netbrugere, at en elektronisk faktura anses for et dokument med samme retsvirkning som en almindelig fysisk faktura. Kundens afsendelse af elektroniske fakturaer, som indeholder personoplysninger kan være omfattet af den til enhver tid gældende Lov om behandling af personoplysninger. Kunden er ansvarlig for, at Kundens og modtagers behandling og videreformidling af elektroniske fakturaer til enhver tid overholder Lov om behandling af personoplysninger. Sproom kan således ikke gøres ansvarlig herfor, og Kunden skal friholde Sproom for eventuelt erstatnings- og bødeansvar.
9. Kunden er fortsat forpligtiget til at opbevare regnskabsmateriale i henhold til gældende lovgivning.
10. Bortset fra brugen beskrevet ovenfor og bortset fra rettigheden beskrevet i Paragrafferne 1.5 og 1.6 må Kunden ikke overdrage, sublicensere, udlåne eller på anden måde stille Samhandelsplatformen til rådighed for tredjeparter.


2. FULDMAGT
1. Kunden giver ved accept af de Generelle Samhandelsbetingelser For Aftalekunder Sproom tilladelse til at agere som operatør på Kundens vegne, og at dokumenter kan afleveres med frigørende virkning via de kanaler, der af Sproom er valgt til at gennemføre datatransporten. Sproom er ikke ansvarlig for fejl i modtagerens system og kan ikke garantere en tidsfrist for modtagelsen af dokumentet hos modtageren.
2. Kunden accepterer samtidig de Generelle Betingelser for Anvendelse af NemHandel, der fremgår af https://www.digst.dk/It-loesninger/NemHandel/NemHandelsregistret/Betingelser-for-anvendelse

3. Sproom registrerer Kundens Kontaktadresse, CVR-nummer, GLN-nummer samt hvilke dokumenttyper og Standardformater, som Kunden kan sende og modtage, i et elektronisk opslagsbibliotek. Kunden giver samtykke til, at det elektroniske opslagsbibliotek gøres tilgængeligt for andre afsendere, modtagere og operatører. Som oprettet bruger i Sproom accepterer Kunden samtidig at modtage dokumenter fra andre virksomheder.


3. INTEGRATION AF SPROOMS SAMHANDELSPLATFORM
1. Brug af Sprooms Integrationsværktøjer sker på Kundens eget ansvar, ligesom det er Kundens
ansvar at sikre den korrekte konfiguration og opsætning af sine øvrige systemer, så data sendes korrekt til og modtages korrekt fra Samhandelsplatformen, herunder korrekt valideret i Standardformatet specificeret i Bilag 1. Kunden fritager Sproom fra ethvert ansvar i forbindelse med anvendelsen af Integrationsværktøjerne bortset fra korrektion af fejl og mangler i henhold til Paragraf 5.
2. Kundens brug og integration af Tredjeparts Software i forbindelse med brugen af Sprooms Services og Samhandelsplatformen sker på Kundens eget ansvar og licensering og installation af Tredjeparts Software står for Kundens regning og risiko.


4. KOMMUNKATION OG PRESSE
1. Såfremt Sproom ønsker at anvende Kunden som reference, for eksempel ved udarbejdelse af en referencecase, en artikel eller lignende, skal dette godkendes af Kunden fra gang til gang.
2. Det forventes, at Kunden til stadighed markedsfører Samhandelsplatformen som Kundens foretrukne overfor de af sine leverandører og kunder, som endnu ikke sender og modtager fakturaer elektronisk.
3. Kunden giver Sproom ret til at anvende Kundens navn i forbindelse med Sprooms markedsføring af netværket til eksisterende og potentielle kunder, herunder på sociale medier, i nyhedsbreve, på Hjemmesiden, i danske og udenlandske medier m.v. samt til brug af Kundens logo i præsentationer og i ensfarvet tegning på Hjemmesiden.


5. FEJLRETTELSE

1. Sproom retter løbende fejl i Samhandelsplatformens- eller integrationsværktøjernes funktionalitet. Fejlrettelser vil blive løbende frigivet af Sproom.
2. Hvis kunden bliver opmærksom på en fejl i Samhandelsplatformens eller integrationsværktøjernes funktionalitet, er kunden forpligtiget til straks at informere Sproom Support via e-mail på support@sproom.net.
3. Efter en fejl er rapporteret til Sproom, vil Sproom afgøre fejlens vigtighed og håndtere den i overensstemmelse hermed.
4. Ved opgraderinger der forventes at påvirke oppetiden anført i Paragraf 9.1, vil Sproom varsle en mulig nedetid på Hjemmesiden minimum 24 timer, inden opgraderingen igangsættes.
5. Det er en forudsætning for fejlretning, at Kunden anvender den nyeste version af
integrationsværktøjer og anden software frigivet af Sproom. Kunden skal give Kunden en tilstrækkelig beskrivelse af fejlen, og Kunden skal holde sine øvrige applikationer, der skal integrere med Sproom, opdateret til en supporteret version. Alle omkostninger i forbindelse hermed skal bæres alene af kunden.


6. EKSKLUDEREDE SERVICES
1. Sprooms vedligeholdelse og support omfatter ikke:

- software, hardware og andre komponenter, der ikke er leveret eller stillet til rådighed af Sproom

- fejl og problemer, der skyldes eller påvirkes af software, hardware og andre komponenter, der ikke er leveret eller stillet til rådighed af Sproom

- fejl og problemer, der skyldes at Kunden eller Brugeren ikke følger instruktioner og anbefalinger givet af Sproom

- fejl og problemer opstået eller påvirket af tredjeparter, der ikke agerer på vegne af Sproom

- software udviklet eller modificeret specifikt for Kunden.


7. PRISER OG BETALING
1. Engangsydelser og Løbende Ydelser er specificeret i Bilag 1 til denne Aftale. I tillæg hertil kan Kunden til enhver tid tilkøbe Abonnement på yderligere Services på Hjemmesiden. Løbende Ydelser for Services tilkøbt via Hjemmesiden fremgår af Hjemmesiden.
2. Løbende Ydelser for Abonnementer bliver faktureret månedsvis forud, indtil de opsiges i henhold til Paragraf 11.1. Løbende Ydelser baseret på Kundens faktiske forbrug eller forbrug, der overstiger grænsen for et Abonnement, trækkes fra Kundens Konto og vil blive faktureret månedsvis bagud. Abonnementer, grænser og Løbende Ydelser for faktisk forbrug fremgår af Aftalen og af Hjemmesiden. Hvis Kundens faktiske forbrug væsentligt overstiger de angivne mængder i Bilag 1, forbeholder Sproom sig ret til at regulere prisen modsvarende de større mængder.
3. Kunden skal betale for Sprooms ydelser i overensstemmelse med Aftalen og de til enhver tid gældende priser, der fremgår af Hjemmesiden.
4. Engangsydelser samt første betaling af Løbende Ydelser for Abonnement vil blive faktureret og forfalder til betaling på tidspunktet for indgåelse af denne Aftale. 5. Betalingsfristen for fakturaer udstedt af Sproom er 30 dage fra fakturadatoen.
6. Betaling efter betalingsfristen vil blive pålignet 1,5% i rente per påbegyndt måned indtil beløbet er modtaget af Sproom. Udebleven betaling gør det ikke ud for en opsigelse af Abonnement. Kunden hæfter for betaling af Løbende Ydelser og renter indtil opsigelse i henhold til Paragraf 11.1.
7. Sproom kan regulere priserne. Kunden vil blive givet et varsel i henhold til opsigelsesvarslet (jf. Paragraf 11.1), inden de regulerede priser træder i kraft.
8. Alle priser er eksklusive Moms og andre afgifter, der skal betales af Kunden. Løbende Ydelser indeksreguleres en gang årligt pr. 1/1 jævnfør Danmarks Statistiks nettoprisindeks, dog minimum med en stigning på 2%.

8. IMMATERIELLE RETTIGHEDER
1. Alle Sprooms Immaterielle Rettigheder skal forblive Sprooms ejendom helt og fuldstændigt.
2. Kunden må ikke under nogen omstændigheder dekompilere eller manipulere Samhandelsplatformen. Hvis Kunden har behov for information om Sprooms funktionalitet, skal der rettes henvendelse til Sproom Support.
3. Hvis en tredjepart hævder, at Sproom krænker tredjepartens rettigheder, skal Kunden straks informere Sproom skriftligt, og Sproom vil overtage forsvaret af sagen. Sproom skal for sin egen regning have fuld kontrol over sagen, og Kunden må ikke anerkende skyld eller indgå forlig eller kompromis på Sprooms vegne uden forudgående skriftlig accept af Sproom. Kunden skal give Sproom rimelig assistance i forbindelse med en sådan sag.
4. Sproom skadesløsholder Kunden for alle krav og omkostninger vedrørende sagen, som Kunden måtte blive pålagt ved en endelige afgørelse af en kompetent domstol, eller som er resultatet af et af Sproom indgået forlig. Alternativt er Sproom berettiget til at tilbyde Kunden anden løsning, så krænkelsen undgås, eller at erhverve en gyldig brugsret fra tredjemanden.
5. Hvis Sproom ikke kan levere en alternativ løsning og ikke kan erhverve en gyldig brugsret fra tredjemand, er Sproom berettiget til at opsige Aftalen gældende for de berørte dele af Sprooms Services. Kunden skal herefter ophøre med at bruge de berørte dele.
6. Sproom skal ikke være ansvarlig for at skadesløsholde Kunden for omkostninger eller skader, der skyldes Kundens brug af software eller services, der ikke er leveret af Sproom eller en af Sprooms underleverandører, eller som skyldes en kombination af en Sproom Service og andre programmer, der ikke er leveret af Sproom.
7. De foranstående rettigheder udgør Kundens udtømmende rettigheder i tilfælde af en påstand fra tredjemand om krænkelse af tredjemands immaterielle rettigheder.
8. Hvis Kunden bliver opmærksom på en krænkelse eller potentiel krænkelse af Sprooms Immaterielle Rettigheder, skal Kunden straks underrette Sproom skriftligt.


9. SPROOMS FORPLIGTELSER
1. Med undtagelse af varslede opgraderinger, jævnfør Paragraf 5.4, vil Sproom sikre at Samhandelsplatformen er tilgængelig minimum 99,5% af året. Sproom er ikke ansvarlig for manglende tilgængelighed, der følger af svigtende datakommunikationsforsyning.
2. For Kundens modtagne fakturaer og øvrige forretningsdokumenter vil Sproom sikre, at de leveres i korrekt og valideret Standardformat til Kunden i det i Bilag 1 definerede Standardformat.
3. For kundens afsendte fakturaer og øvrige forretningsdokumenter vil Sproom sikre, at de kan afsendes i det i Bilag 1 definerede Standardformat, at de valideres og at de, såfremt de er korrekte, afleveres til modtageren i modtagerens valgte Standardformat.
4. I tilfælde af at de afsendte fakturaer ikke kan afleveres til modtager, gives Kunden besked om, at korrigere informationerne, så fakturaerne kan afsendes.
5. I det omfang Sproom skal assistere kunden med at opsætte Integrationsværktøjer for Kunden, vil Sproom efterleve Kundens rimelige sikkerhedsmæssige regler.
6. Sproom forpligter sig til at overholde gældende databeskyttelseslovgivning, som denne finder anvendelse på Sprooms virksomhed. Sproom er forpligtet til holde Kundens informationer og data fortrolige. Kunden giver Sproom ret til at anvende anonyme data til statistiske formål.


10. BEGRÆNSNING OG FRASKRIVNING AF ANSVAR
1. Sproom fraskriver sig ethvert ansvar for fejl og mangler, som ikke hidrører fra Samhandelsplatformen, men som er relateret til eksterne faktorer, herunder programmer, som ikke er udarbejdet af Sproom. Endvidere fraskriver Sproom sig ethvert ansvar for Samhandelsplatformens påvirkning af Kundens hardware eller øvrige programmer samt ethvert ansvar for fejl, mangler eller uhensigtsmæssigheder i tredjemands standardprogrammel. Sproom er ej heller ansvarlig for kompatibilitet og Samhandelsplatformens funktionsdygtighed ved Kundens egen implementering op mod Samhandelsplatformen ved opdateringer samt ved Kundens installation af tredjemandsprogrammel, herunder spamfilter, nye versioner, ændret opsætning m.v.
2. Sproom vil aldrig være ansvarlig for følgende tab eller skader uanset om disse var forudsigelige, kendte eller på anden måde være kommet til Sprooms eller Kundens kendskab:
- tab af omsætning

- tab af faktisk eller forventet avance

- skader på, ødelæggelse af eller tab af data eller programmel uanset årsagen

- følgeskader af ikke at have adgang til data eller programmel uanset årsagen

- skader eller tab hos Kunden som følge af hacking, virus eller lignende angreb hos Sproom

- tab af goodwill

- tab af forventede besparelser

- tab af brugen af likvide midler

- forretningsafbrydelser

- under henvisning til reguleringen i Paragrafferne 8.2 til 8.8 ethvert tab relateret til tredjeparts krav af enhver art, nogen form for indirekte tab, særligt tab eller følgetab eller øvrige tab, der måtte hidrøre fra Kundens anvendelse af Samhandelsplatformen.
3. Skulle Sproom til trods for ovenstående blive erkendt erstatningsansvarlig, er Sprooms ansvar altid begrænset til et beløb svarende til det vederlag, som Kunden har betalt for brug af servicen i det senest forudgående år før erstatningskravets opståen, dog således at Sprooms samlede erstatningsansvar over for Kunden uanset ovenstående aldrig kan overstige DKK 50.000,00.
4. Ovenstående ansvarsfraskrivelse finder også anvendelse i forhold til produktansvar, der i det hele fraskrives, med mindre præceptiv lovgivning er til hinder herfor.


11. LØBETID OG OPHØR
1. Aftalen træder i kraft på dagen for den sidste underskrift af Parterne på de individuelle betingelser og er uopsigelig de første 12 måneder. Herefter kan Aftalen af begge Parter opsiges eller ændres med et skriftligt varsel på tre måneder til udgangen af en måned. Kunden kan løbende til- og afmelde
Abonnement på Samhandelsplatformens forskellige funktionaliteter. Tilmelding sker omgående og afmelding sker med virkning til udgangen af en måned, idet Kundens adgang til funktionaliteten ophører straks ved afmeldingen. Kundens tilmeldte Abonnementer fremgår af Hjemmesiden.
2. Ændringer til de Generelle Samhandelsbetingelser For Aftalekunder vil blive kommunikeret til Kunden via Hjemmesiden eller via e-mail. Den gældende version af de Generelle Samhandelsbetingelser For Aftalekunder vil til stadighed være tilgængelig på Hjemmesiden. Ændrede Generelle Samhandelsbetingelser For Aftalekunder træder i kraft 3 måneder efter, at ændringen er kommunikeret til Kunden.
3. Ved opsigelse må der påregnes op til 4 ugers ekspeditionstid inden eventuelle forudbetalte beløb på kontoen tilbagebetales. Tilbagebetaling vil blive fratrukket et administrationsgebyr i henhold til priserne oplyst på Hjemmesiden.
4. Hvis en af Parterne væsentligt misligholder Aftalen og undlader at afhjælpe misligholdelsen inden 30 dage fra det tidspunkt, den væsentlige misligholdelse er blevet skriftligt påtalt af den anden Part, har den ikke-misligholdende Part ret til skriftligt at ophæve Aftalen med omgående virkning.
5. I tilfælde af ophævelse fra Sproom på grund af Kundens væsentlige misligholdelse, skal Kunden straks ophøre med at bruge Servicen.
6. Sproom er berettiget til helt eller delvist at lukke varigt eller midlertidigt for Kundens adgang til at anvende af Hjemmesiden, herunder tilbageholde dokumenter til/fra Kunden i henhold til dansk rets almindelige regler. Såfremt det aftales, at adgangen til anvendelse af Hjemmesiden skal genåbnes, er Sproom berettiget til at opkræve et særskilt genåbningsgebyr herfor.
7. Opsigelse af Aftalen fritager ikke Kunden fra sin betalingsforpligtigelse for Kundens rådighed til og brug af Sprooms Services, frem til Kunden faktisk ophører med at bruge Servicen.
8. Ved Aftalens ophør, uanset årsag, opretholder Sproom Kundens intakte profil, arkivering, log osv. i 30 dage fra ophørstidspunktet. Såfremt at Kunden ikke genoptager Aftalen i form af ibrugtagen, betaling af eventuelt udestående eller på anden måde genaktiverer brugen af Servicen, har Sproom ret til at slette alt data, der under Aftalens forløb er behandlet af Kunden via Samhandelsplatformen. Kunden kan efterfølgende ikke kræve, at data genetableres eller kræve erstatning for slettede data.


12. ANSVARSFRIHED
1. Ingen af Parterne kan gøres ansvarlige for fejl eller forsinkelse i udførelsen af deres forpligtigelser, hvis udførelsen hindres af begivenheder, der med rimelighed kan siges at være udenfor den enkelte Parts kontrol, herunder i tilfælde af krig, uroligheder, oprør, generalstrejke, arbejdsmarkedsuroligheder, brand, oversvømmelse, naturkatastrofer, monetære begrænsninger, handelsembargoer, transportforsinkelser, afbrud eller nedbrud i energiforsyningen, overholdelse af lovgivning, ordrer, regler og regulativer udstedt af en lovlig regeringsinstans eller lignende begivenhed.


13. OVERDRAGELSE
2. Sproom er berettiget til helt eller delvist efter eget valg at overdrage rettigheder og forpligtelser i henhold til Aftalen til tredjemand.


14. GÆLDENDE LOV OG VÆRNETING
1. Disse Generelle Samhandelsbetingelser For Aftalekunder reguleres og fortolkes under dansk lov uden hensyntagen til FNs konventioner om Kontrakter for International Handel med Varer og principperne for lovkonflikter.
2. Hvis Parterne ikke lykkes at løse en konflikt i mindelighed, skal Københavns Byret skal være første instans med undtagelse af, hvis Retsplejeloven under henvisning til kompetence muliggør, at konflikten kan fremstilles for Sø- og Handelsretten som første instans.


15. GYLDIGHED

1. Ugyldighed af eller begrænsning i at håndhæve en Paragraf eller del af en Paragraf i de Generelle Samhandelsbetingelser For Aftalekunder skal ikke påvirke muligheden for at håndhæve andre klausuler eller paragraffer, der skal fortsætte med at være fuldt gyldige gennem hele Aftalens løbetid.


16. DEFINITIONER

I disse Generelle Samhandelsbetingelser For Aftalekunder er der defineret en række begreber og udtryk, som når skrevet med stort første bogstav skal have følgende betydning:


Abonnement betyder den løbende ret til at udøve brugsret til Samhandelsplatformens forskellige funktionaliteter, værktøjer og services som udbudt af Sproom fra tid til anden.

Aftalen betyder den aftale, der er indgået mellem Kunden og Sproom med tilhørende Bilag. Disse Generelle Samhandelsbetingelser for Aftalekunder og Aftalen inklusive Bilag udgør det samlede aftalegrundlag mellem Parterne.

Associerede Selskaber betyder selskaber, der ikke er Koncerntilknyttede Selskaber i forhold til Kunden, men som efter aftale med Kunden har fået adgang til Samhandelsplatformen for at agere på vegne af Kunden.

Bilag betyder tillæg til denne Aftale, der er udarbejdet og underskrevet samtidig med indgåelsen af Aftalen eller som er tilknyttet Aftalen senere som led i det løbende samarbejde mellem Parterne.

Bruger betyder den daglige bruger af Samhandelsplatformen på vegne af Kunden, dennes Koncerntilknyttede Selskaber eller Associerede Selskaber.

Engangsydelser betyder betalinger for enkeltstående services ydet af Sproom eller dennes underleverandører.

Generelle Samhandelsbetingelser For Aftalekunder betyder disse generelle betingelser for brug af Sprooms Samhandelsplatform, der er tilmeldt som Aftalekunder.

Hjemmeside betyder Sprooms valgte hjemmeside på internettet, hvorigennem Samhandelsplatformen stilles til rådighed for Brugeren. Hjemmesidens URL er: www.sproom.net. Visse funktionaliteter på Hjemmesiden kræver, at Kunden logger ind med sit tildelte brugernavn og adgangskode.

Individuelle Betingelser betyder denne Aftales hoveddokument, hvor Parterne har berigtiget Aftalen med deres underskrift.

Integrationsværktøjer betyder en række softwarekomponenter, som Sproom stiller til rådighed fra tid til anden, der muliggør elektronisk udveksling af de af Sproom understøttede dataformater mellem
Samhandelsplatformen og Kundens systemer.

Immaterielle Rettigheder betyder immaterielle rettigheder til servicen, webportalen og den underliggende teknologi, inklusive immaterielle rettigheder, design, patenter, varemærke rettigheder og andre rettigheder samt know-how til Samhandelsplatformen med tilhørende Services og Integrationsværktøjer, nye produkter og leverancer frigivet af Sproom fra tid til anden samt dokumentation.

Koncerntilknyttede Selskaber betyder selskaber kontrolleret af Kunden enten (i) gennem direkte eller indirekte ejerskab af mere end halvtreds procent (50%) af aktiekapitalen eller anden ejerkapital; (ii) gennem en stemmeandel på over halvtreds procent (50%) af stemmerne; eller ved kontraktuelt at kunne vælge mere end halvdelen af selskabets bestyrelsesmedlemmer eller lignende beslutningsorgan.

Kontaktadresse betyder Kundens til enhver tid gældende kontaktadresse, herunder hjemmeadresse, telefonnummer og e-mail, som løbende holdes opdateret via Hjemmesiden.

Kontaktperson betyder den navngivne person, hos hver Part til hvem kommunikation vedrørende denne Aftale skal stiles, herunder besked om opsigelse af Aftalen.

Kunden betyder den juridiske enhed, der er defineret i de Individuelle Betingelser.

Kundens Konto betyder den kundespecifikke konto, der oprettes på Samhandelsplatformen og hvorpå Kundens samlede forbrug og indbetalinger registreres.

Løbende Ydelser betyder betalinger for Abonnementer tegnet via Sprooms salgsafdeling og vedlagt denne Aftale som Bilag 1 eller tillæg til Bilag 1 eller tegnet via Hjemmesiden.

Modtage betyder Kundens mulighed for at få tilsendt fakturaer og andre forretningsdokumenter fra offentlige og private leverandører gennem Samhandelsplatformen.

Netbrugere betyder Brugere af Samhandelsplatformen, der har tilmeldt sig via Hjemmesiden.

Paragraf betyder paragrafferne i disse Generelle Samhandelsbetingelser For Aftalekunder.

Part betyder enten Kunden eller Sproom efter sammenhængen, hvori det optræder.

Parterne betyder både Kunden og Sproom sammen.

Samhandelsplatform betyder Sprooms løsning til afsendelse og modtagelse af elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter. Samhandelsplatformen inkluderer diverse Integrationsværktøjer og Services, som udbydes af Sproom fra tid til anden.

Sende betyder Kundens mulighed for at afsende fakturaer og andre forretningsdokumenter til offentlige og private kunder gennem Samhandelsplatformen.

Services betyder ydelser specificeret som services på Hjemmesiden.

Sproom betyder Sproom Solutions A/S.

Sproom Support betyder Sprooms help-desk, der behandler indrapporterede fejl og leverer support i henhold til Sprooms Support Programmer.

Standardformat betyder nationale og internationale fakturaformater, der understøttes af Samhandelsplatformen, og i hvilke Kunden kan sende og modtage sine fakturaer og øvrige
forretningsdokumenter. Understøttede standardformater øges løbende og fremgår til enhver tid af Hjemmesiden.

Support Programmer betyder support af Samhandelsplatformen og andre produkter fra Sproom ydet enten per e-mail eller via telefon. Indhold og serviceniveauer af support programmerne fremgår af Hjemmesiden.

Tredjeparts Software betyder software udviklet af tredjeparter, som Kunden har erhvervet til brug i deres forretning, i visse tilfælde integreret med Samhandelsplatformen ved brug af Integrationsværktøjerne.

DATABEHANDLERAFTALE

INTRODUKTION

Ved brug af Samhandelsplatformen Sproom og ethvert modul eller funktion i forbindelse med programmet (i det hele benævnt "Programmet"), vil kunden (herefter benævnt "den Dataansvarlige") være ansvarlig for sin Behandling af Personoplysninger i Programmet. Sproom Solutions A/S (herefter benævnt "Databehandleren") vil udelukkende behandle personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige. For at sikre, at Parterne lever op til sine forpligtelser under nationale databeskyttelsesregler samt Europa-Parlamentet og Rådets forordning (EU) 2016/279 ("GDPR"), har Parterne indgået denne databehandleraftale ("Aftalen"), som udgør instruksen fra den Dataansvarlige til Databehandleren og dermed regulerer Databehandlerens Behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige.

Begge Parter bekræfter, at de har fuldmagt til at underskrive Aftalen.

Databehandleren behandler desuden udelukkende Personoplysninger i overensstemmelse med Sprooms Privacy Statement, som kan findes via dette link: https://sproom.net/privacy/privacy-policy.

Det gælder for hele Aftalen og i forholdet mellem den Dataansvarlige og Databehandleren, at krav, der følger af GDPR, som er beskrevet i denne aftale og som ikke følger af nugældende lovgivning, først er gældende fra 25. maj 2018, hvor GDPR finder anvendelse fra.



DEFINITIONER

Definitionen af Personoplysninger, Særlige Kategorier af Data (Følsomme Oplysninger), Behandling, den Registrerede, Dataansvarlig og Databehandler er den samme som den relevante persondatalovgivning, herunder GDPR.

Aftalen regulerer Databehandlerens Behandling af Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige, og beskriver, hvordan Databehandleren skal medvirke til at beskytte privatliv på vegne af den Dataansvarlige og dennes Registrerede gennem tekniske og organisatoriske foranstaltninger som er krævet under den gældende databeskyttelseslovgivning, herunder GDPR fra den 25. maj 2018.

Formålet med Databehandlerens Behandling af Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige er at sikre, den Dataansvarliges brug af Programmet og opfyldelsen af denne Aftale.

Aftalen har forrang for andre modstridende bestemmelser vedrørende Behandling af Personoplysninger for så vidt angår vilkår for brugen af Programmet eller i andre aftaler gældende Parterne imellem. Aftalen er gyldig, så længe den Dataansvarlige abonnerer på Programmet, og Databehandleren derfor skal behandle Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige. Aftalen har dog ikke forrang, såfremt Parterne har indgået en anden databehandleraftale, hvoraf fremgår, at den databehandleraftale har forrang frem for denne Aftale.



DATABEHANDLERENS FORPLIGTELSER

Databehandleren skal udelukkende behandle Personoplysninger på vegne af og som følge af den Dataansvarliges instruktioner. Ved at indgå denne Aftale, instruerer den Dataansvarlige Databehandleren i at behandle Personoplysninger på følgende måder: i) i overensstemmelse med gældende lovgivning, ii) for at opfylde sine forpligtelser i henhold til vilkår og betingelser for Programmet, iii) som yderligere specificeret ved den Dataansvarliges normale brug af Programmet, og iv) som beskrevet i denne Aftale.

Som en del af at kunne levere Programmet er Databehandleren forpligtet til enhver tid at give den Dataansvarlige gode og konkurrencedygtige løsninger der følger med udviklingen. Databehandleren kan tilbyde bedre løsninger, som er tilpasset den enkelte Dataansvarliges behov, ved at registrere hvordan Dataansvarlig og dennes repræsentanter bruger Programmet. Dette gør Databehandler for at kunne lave en bedre version af Programmet, og generelt yde bedre tjenester og give mere relevant kommunikation til den Dataansvarlige og dennes repræsentanter. Målet er at Dataansvarlig skal løse så mange udfordringer som muligt på et sted. I den grad at personoplysninger fra Programmet indgår i dette arbejde, behandles disse i henhold til denne Aftale og gældende lovgivning, og kan deles med selskaber i Visma koncernen med henblik på dette arbejde.

Databehandleren har ikke nogen grund til at tro, at gældende lovgivning forhindrer Databehandleren i at efterleve instruktionerne gengivet ovenfor. Databehandleren skal, hvis denne bliver opmærksom på det, give den Dataansvarlige besked om instruktioner eller andre Behandlingsaktiviteter udført af den Dataansvarlige, som efter Databehandlerens opfattelse strider imod den gældende databeskyttelseslovgivning. Kategorierne af Registrerede og Personoplysninger som behandles i henhold til denne Aftale er beskrevet i Bilag A.

Under hensyntagen til den teknologi, der er tilgængelig, og omkostningerne ved implementeringen, samt omfanget, konteksten og formålet med Behandlingen, er Databehandleren forpligtet til at foretage alle rimelige foranstaltninger, herunder tekniske og organisatoriske, for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau i forhold til den risiko og kategorien af Personoplysninger, der skal beskyttes.

Databehandleren skal bistå den Dataansvarlige med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som dette er muligt og under hensyntagen til Behandlingens art og kategorien af oplysninger, der er tilgængelige for Databehandleren, for at sikre overholdelse af den Dataansvarliges forpligtelser i henhold til gældende Databeskyttelseslovgivning, herunder for så vidt angår bistand i forhold til opfyldelse af anmodninger fra Registrerede samt generel overholdelse af bestemmelserne under GDPR artikel 32-36.

Databehandleren skal underrette den Dataansvarlige uden unødig forsinkelse via kontaktperson oplyst i Databehandleraftalen, hvis Databehandleren bliver bekendt med sikkerhedsbrist.

Endvidere skal Databehandleren så vidt muligt og lovligt underrette den Dataansvarlige, hvis;

    1. En anmodning om indsigt i Personoplysninger modtages direkte fra den Registrerede
    2. En anmodning om indsigt i Personoplysninger modtages direkte fra statslige myndigheder, herunder politiet.

Databehandleren må ikke besvare sådanne anmodninger fra Registrerede, medmindre denne er autoriseret af den Dataansvarlige til at gøre det. Databehandleren vil endvidere ikke videregive information om denne Aftale til statslige myndigheder såsom politiet, herunder Personoplysninger, medmindre Databehandleren er forpligtet til det i medfør af lovgivningen, såsom ved en retskendelse eller lignende.

Hvis den Dataansvarlige kræver information eller assistance omkring sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller information om, hvordan Databehandleren behandler Personoplysninger generelt, og en sådan anmodning indeholder information, som går ud over, hvad der er nødvendigt ifølge gældende Databeskyttelseslovgivning, må Databehandleren kræve betaling for sådanne yderligere services.

Databehandleren og dennes ansatte skal sikre fortrolighed i forhold til Personoplysninger, som behandles i henhold til Aftalen. Denne bestemmelse skal ligeledes gælde efter ophør af Aftalen.



DEN DATAANSVARLIGES FORPLIGTELSER

Den Dataansvarlige bekræfter ved indgåelse af denne aftale, at:

    • Den Dataansvarlige skal ved brug af Programmet stillet til rådighed af Databehandleren, udelukkende behandle Personoplysninger i overensstemmelse med kravene i den gældende Databeskyttelseslovgivning.
    • Den Dataansvarlige har et lovligt grundlag for at behandle og videregive Personoplysninger til Databehandleren (herunder til underdatabehandlere som Databehandleren anvender).
    • Den Dataansvarlige har ansvaret for nøjagtigheden, integriteten, indholdet af pålideligheden og lovligheden af de Personoplysninger som behandles af Databehandleren.
    • Den Dataansvarlige har opfyldt alle obligatoriske krav og pligter i forhold til anmeldelse hos eller opnåelse af tilladelse fra de relevante offentlige myndigheder for så vidt angår Behandlingen af Personoplysninger.
    • Den Dataansvarlige har opfyldt sin oplysningsforpligtelser over for de Registrerede vedrørende behandlingen af Personoplysninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.
    • Den Dataansvarlige er enig i, at Databehandleren har givet de relevante garantier for så vidt angår implementeringen af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre de Registreredes rettigheder og deres Personoplysninger.
    • Den Dataansvarlige skal ved brug af Programmet ikke behandle Følsomme oplysninger, medmindre dette er specificeret i Bilag A til denne Aftale.
    • Den Dataansvarlige skal have en opdateret liste over de kategorier af Personoplysninger, som denne behandler, dette gælder særligt i det omfang sådan Behandling afviger fra de kategorier af Oplysninger, som fremgår af Bilag A.



BRUG AF UNDERDATABEHANDLERE OG VIDEREGIVELSE AF DATA

Som en del af driften af Programmet anvender Databehandleren underleverandører ("Underdatabehandlere"). Sådanne Underdatabehandlere kan være andre selskaber inden for Visma-koncernen, som Sproom er en del af, eller tredjepartsleverandører i og uden for EU/EØS. Databehandlerens underleverandører er oplistet i den til enhver tid opdaterede liste over underdatabehandlere, som kan ses her: https://sproom.net/privacy/subcontractors. Databehandleren skal sikre sig, at dennes Underdatabehandlere skal overholde tilsvarende forpligtelser og krav, som er beskrevet i Aftalen. Al brug af Underdatabehandlere er endvidere underlagt Visma-koncernens Privacy Statement.

Denne Aftale udgør den Dataansvarliges forudgående generelle og specifikke skriftlige godkendelse af Databehandlerens brug af Underdatabehandlere.

Hvis en Underdatabehandler er etableret uden for eller Personoplysninger opbevares uden for EU/EØS giver den Dataansvarlige Databehandleren autorisation til at sikre et tilstrækkeligt grundlag for overførsel af Personoplysninger til tredjeland på vegne af den Dataansvarlige, herunder ved anvendelse af EU Kommissionens Standardkontrakter eller i overensstemmelse med Privacy Shield.

Den Dataansvarlige skal orienteres, inden Databehandlere udskifter sine Underdatabehandlere. Den Dataansvarlige har dog kun ret til at protestere imod en ny Underdatabehandler, som behandler Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige, hvis denne ikke behandler data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I en sådan situation skal Databehandleren demonstrere overensstemmelse ved at give den Dataansvarlige adgang til Databehandlerens databeskyttelsesvurdering af Underdatabehandleren. Hvis der stadig er uenighed om anvendelsen af Underdatabehandleren kan den Dataansvarlige opsige sit abonnement på Programmet, herunder med et kortere varsel end normalt for at sikre, at den Dataansvarliges Personoplysninger ikke behandles af den pågældende Underdatabehandler.



SIKKERHED

Databehandleren er forpligtet til at sikre et højt sikkerhedsniveau i sine produkter og services, hvilket sikres ved relevante organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger, som er påkrævede i henhold til information om sikkerhedsforanstaltninger som beskrevet i GDPR artikel 32.

Endvidere har Visma-koncernens interne databeskyttelses politikker til formål at sikre fortrolighed, integritet, modstandsdygtigheden og adgangen til Personoplysninger. De følgende foranstaltninger er særligt væsentlige:

    • Klassificering af Personoplysninger for at sikre implementering af sikkerhedsforanstaltninger relevante i forhold til risikovurderinger.
    • Vurdering af kryptering og pseudonymisering som risikoreducerende faktorer
    • Begrænse adgangen til Personoplysninger til de relevante personer, der skal til for at overholde krav og forpligtelser i Aftalen eller i henhold til Parternes aftale om anvendelse af Programmet.
    • Drift og implementering af systemer der kan opdage, genoprette, imødegå og rapportere hændelser i forhold til Personoplysninger.
    • Kortlægge sikkerhedsstrukturen samt hvordan Personoplysninger overføres imellem Parterne.
    • Foretage vurdering af eget sikkerhedsniveau for at sikre, at nuværende tekniske og organisatoriske foranstaltninger er tilstrækkelige til beskyttelse af Personoplysninger, herunder i henhold til GDPR artikel 32 om behandlingssikkerhed samt artikel 25 om privacy by design og default.



ADGANG TIL REVISION

Den Dataansvarlige er berettiget til at igangsætte en revision af Databehandlerens forpligtelser i henhold til Aftalen én gang årligt. Hvis den Dataansvarlige er forpligtet hertil efter gældende lovgivning, kan der foretages revision oftere en én gang årligt. Den Dataansvarlige skal i forbindelse med anmodning om en revision medsende en detaljeret revisionsplan med en beskrivelse af omfang, varighed og startdato minimum fire uger forud for den foreslåede startdato. Det skal besluttes i fællesskab mellem Parterne, hvis en tredjepart skal foretage revisionen. Imidlertid kan den Dataansvarlige lade Databehandleren bestemme, at revisionen af sikkerhedsårsager skal foretages af en neutral tredjepart efter Databehandlerens valg, såfremt der er tale om et behandlingsmiljø hvor flere dataansvarliges data er anvendt.

Hvis det foreslåede omfang for revisionen følger en ISAE, ISO eller lignende certificeringsrapport udført af en kvalificeret tredjepartsrevisor inden for de forudgående tolv måneder, og Databehandleren bekræfter, at der ikke har været nogen materielle ændringer i de foranstaltninger, som har været under revision, skal den Dataansvarlige acceptere denne revision i stedet for at anmode om en ny revision af de foranstaltninger, som allerede er dækket.

Under alle omstændigheder skal revision finde sted i normal kontortid på den relevante facilitet i overensstemmelse med Databehandlerens politikker og må ikke på urimelig vis forstyrre Databehandlerens sædvanlige kommercielle aktiviteter

Den Dataansvarlige er ansvarlig for alle omkostninger i forbindelse med anmodningen om revision. Databehandlerens assistance i forbindelse hermed, som overskrider den almindelige service som Databehandleren og/eller Visma-koncernen skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes særskilt.



VARIGHED OG OPHØR

Aftalen er gældende, så længe Databehandleren behandler Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige i forbindelse med den Dataansvarliges brug af Programmet.

Denne Aftale vil automatisk ophøre ved udgangen af den Dataansvarliges opsigelsesperiode i forhold til abonnement på Programmet. Ved ophør af abonnementet vil Databehandleren slette eller returnere alle Personoplysninger i det relevante format, som Databehandleren har behandlet på vegne af den Dataansvarlige under Aftalen. Såfremt den Dataansvarlige ønsker bistand til returnering af data, fastsættes omkostninger forbundet hermed i fællesskab af Parterne og skal baseres på i) timetakster for Databehandlerens anvendte tid, ii) kompleksiteten af den anmodede proces og iii) det valgte format.

Databehandleren er berettiget til at beholde Personoplysninger efter ophør af Aftalen i det omfang, det er nødvendigt i henhold til gældende lov, hvilket i så fald vil ske i overensstemmelse med de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som er beskrevet i Aftalen.



ÆNDRINGER

Ændringer til Aftalen skal vedlægges i et særskilt bilag til Aftalen.

Hvis nogen af bestemmelserne i Aftalen er ugyldige, får dette ikke indvirkning på de resterende bestemmelser. Parterne skal erstatte ugyldige bestemmelser med en lovlig bestemmelse, som afspejler formålet med den ugyldige bestemmelse.



ANSVAR

Ansvar for handlinger i strid med bestemmelserne i denne Aftale reguleres af ansvars- og erstatningsbestemmelser i vilkår og betingelser for Sproom. Dette gælder ligeledes for enhver overtrædelse, som foretages af Databehandlerens Underdatabehandlere.



LOVVALG OG VÆRNETING

Aftalen er underlagt dansk ret og enhver tvist skal forelægges en dansk domstol.

****

Bilag A – Kategorier af Personoplysninger og Registrerede

1. KATEGORIER AF REGISTREREDE OG PERSONOPLYSNINGER SOM BEHANDLES I HENHOLD TIL AFTALEN

a) Kategorier af Registrerede

i. Den Dataansvarliges slutbrugere

ii. Den Dataansvarliges medarbejdere

iii. Den Dataansvarliges kontaktpersoner

iv. Den Dataansvarliges kunder og kunders slutbrugere

v. Den Dataansvarliges kunders medarbejdere

vi. Den Dataansvarliges kunders kontaktpersoner

vii. Evt.

b) Kategorier af Personoplysninger

i. Navn

ii. Titel

iii. Telefonnummer

iv. E-mail

v. Adresse

vi. CPR nummer via EAN-fakturering (behandles som fortrolig oplysning)

vii. Evt.

2. KATEGORIER AF FØLSOMME PERSONOPLYSNINGER SOM BEHANDLES I HENHOLD TIL AFTALEN  

Databehandleren skal på vegne af den Dataansvarlige behandle én eller flere af nedenstående informationer om:

- Politisk, filosofisk eller religiøs overbevisning 

Fagforeningsmæssige tilhørsforhold

Race eller etnisk oprindelse

Helbredsoplysninger

Oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering

Genetiske eller biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person

JA ___  NEJ ___